Comment construire un reporting RH efficace ?

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Comment construire un reporting RH efficace ?

La fonction RH fait le lien entre les salariés et la direction, c’est pour cela que tous les documents liés aux collaborateurs doivent être centralisés. Vous devez pouvoir établir des rapports clairs à la direction.

Avoir un tableau de bord RH fait partie intégrante de la gestion des ressources humaines. C’est un outil important pour suivre quotidiennement l’activité de l’entreprise et il aidera à la construction du reporting. 

Le reporting RH ne doit pas être complexe à effectuer ! Nous vous expliquons dans cet article l’enjeu de ce rapport et comment le construire afin de l’adapter aux différentes thématiques de la gestion des ressources humaines.

Qu’est-ce qu’un reporting RH ?

 Un rapport est la synthèse de vos données brutes stockées dans vos fichiers Excel, votre tableau de bord ou encore votre logiciel de gestion des Ressources Humaines. Dans ce rapport vous retrouverez des indicateurs clés de performance à analyser et à comparer.

Le service RH assure au cours de l’année le recrutement du personnel, l’intégration des collaborateurs à leur poste de travail, la mise en place d’une stratégie de GPEC, la gestion des formations, le bien-être au travail… Ces différentes missions génèrent un stock important d’informations qui fluctuent aussi selon le nombre de collaborateurs qu’il y a dans l’entreprise. 

Établir des rapports RH devient indispensable pour centraliser et organiser les données de vos collaborateurs.

Le reporting RH se présente sous la forme d’une présentation avec des slides. L’objectif est de faciliter la lecture grâce à des graphiques, des chiffres clés, et des tableaux.

 

Quel est le but d’un reporting ?

Globalement, un reporting à pour objectif de déployer des solutions proactives pour gérer les ressources de manière plus fluide et axée sur les résultats.

Suivi des Ressources Humaines

Des rapports réguliers permettent aux RH de connaître les tendances de l’entreprise en suivant les principaux indicateurs clés fixés au préalable. Les nouvelles opportunités peuvent être repérées rapidement et les problèmes peuvent être traités avant qu’ils n’aient un impact significatif sur l’entreprise.

Manager les équipes

Un rapport sur les Ressources Humaines peut également aider les managers dans leur travail. Il peut informer les managers des développements pertinents au sein de leurs équipes. Si, par exemple, le service de production est confronté à un fort taux de rotation et à un délai d’embauche élevé, les managers seront plus enclins à mettre l’accent sur la fidélisation des employés et seront conscients des risques.

Identifier les problèmes

Le reporting RH offre également un excellent moyen de suivre les principaux problèmes de manière transparente. En suivant les domaines problématiques, les RH peuvent agir rapidement pour apporter des solutions.

Établir un compte rendu à la direction 

Le service RH fait le lien entre les enjeux stratégiques de l’entreprise et les besoins des collaborateurs. Sa mission est d’optimiser la performance globale de l’entreprise, tout en veillant au bien-être des collaborateurs. Présenter un reporting régulier est l’occasion pour la direction de mieux comprendre leur personnel, de repérer les problèmes ou les questions émergentes. 

 

Comment faire un reporting RH ?

Fixer l’objectif du rapport

Les rapports RH peuvent porter sur le recrutement, le management, la formation, le bien-être au travail, le pilotage des effectifs, le suivi des absences, la gestion des compétences… . Il faut dans un premier temps identifier le sujet que vous souhaitez traiter.

Choisir ses indicateurs de suivi

Les KPI sont la concrétisation de vos données qui, une fois combinées entre elles, pourront être corrélées et analysées.

Le choix des indicateurs se fait en fonction de votre objectif. Par exemple, pour un reporting sur les formations réalisées par vos collaborateurs, les KPI seront (liste non exhaustive) :

  • Nombre de formation
  • Format des formations suivies
  • Formations par domaine
  • Taux de formations certifiantes
  • Taux de réussite
  • Taux de satisfaction

→ On vous explique comment aligner les KPI RH avec la stratégie de l’entreprise. 

Utiliser des sources de données fiables

Votre reporting doit se baser sur des données fiables et mises à jour.

Les données pour créer votre reporting peuvent provenir de votre tableau de bord via votre SIRH, ou d’autres outils de gestion des ressources humaines.

Définir la fréquence de votre reporting

Il n’existe pas de fréquence idéale, votre reporting peut porter sur une période d’une semaine ou d’un trimestre. En revanche, nous recommandons de définir un rythme régulier pour mesurer l’évolution de vos activités et utiliser des indicateurs identiques à chaque création de reporting.

Rendre le reporting compréhensible 

La construction de votre reporting RH doit prendre en compte toutes les parties prenantes susceptibles de s’en servir. Ces documents peuvent être envoyés aux managers et à la direction qui ne sont pas des professionnels RH. Par conséquent, lors de l’élaboration du reporting, vous devez vous demander à qui s’adresse ce rapport, pour ainsi, utiliser un vocabulaire précis, mais compréhensible. Vous pouvez également accompagner les données par des graphiques afin de faciliter la lecture des documents.

Les outils de reporting 

  • PowerPoint : créer un template de reporting permet de gagner du temps pour sa construction. Ce document sert de synthèse prête à l’emploi pour une présentation auprès de la direction ou pour sa transmission à un tiers. 
  • Google Slide : outil similaire à PowerPoint et accessible via drive ce qui facilite le travail collaboratif.

 

L’outil en ligne StaffSuccess : tableau de bord sur la plateforme et exportation du bilan en un clic

Notre premier objectif était de trouver une plateforme qui soit capable de regrouper les trois axes (formations, entretiens et compétences), et qui soit 100% SAAS. 

Notre réflexion s’est tournée vers une communauté de RH pour comprendre les problématiques qu’ils rencontrent au quotidien. Nous avons bâti à travers leurs feedbacks un outil digital pour gérer et centraliser les formations, les entretiens et les compétences de leurs collaborateurs. 

Avec StaffSuccess votre tableau de bord regroupe des données fiables et mises à jour de manière automatique sur les managers et les collaborateurs. Vous pouvez à tout moment exporter un bilan en un clic et ainsi créer vos rapports.

 

Nos experts vous apportent de l’aide pour vous accompagner dans votre choix, contactez-nous !

 

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