Article : les 8 raisons d’utiliser un logiciel RH

Les 8 raisons d’utiliser un logiciel RH 

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Les 8 raisons d’utiliser un logiciel RH 

Qu’est-ce que la digitalisation des processus en gestion des ressources humaines ?

La digitalisation RH est le fait d’utiliser les nouvelles technologies pour simplifier et rendre plus performant les processus de gestion des ressources humaines. C’est par exemple, la dématérialisation de documents comme les fiches de paie, ou la centralisation des informations liées aux entretiens professionnels dans un logiciel de gestion.

Pourquoi choisir la digitalisation des processus RH ?

Le quotidien des RHs est rythmé par diverses missions administratives comme la gestion des absences, de la paie, des recrutements, des formations… Une liste non exhaustive de tâches administratives qui leur prend du temps. 

Avant de vous énoncer les 8 raisons d’opter pour la digitalisation RH, nos experts ont identifié en 2020 un besoin de la part des DRH, d’avoir du temps pour gérer la crise covid. En effet, ils ont fait face à de nouvelles problématiques avec le confinement et le ralentissement des activités pour certains.  

Cette crise a provoqué un coup de boost énorme en faveur de la digitalisation, notamment avec le télétravail, les réunions à distances, et la dématérialisation forcée des documents. La crise a fait gagner au digital quelques années dans le domaine des ressources humaines. Les entreprises, les organismes de formation, les collaborateurs et les managers, tous ont fait preuve d’agilité, de flexibilité et d’autonomie face à la situation. 

Aujourd’hui, malgré la reprise du travail en présentiel, nombreuses sont les entreprises ayant décidé de continuer partiellement le télétravail, de faire des événements en ligne ou encore d’utiliser des logiciels de gestion des ressources humaines.

AllSetFor a récemment développé sa partie produit : StaffSuccess. Un outil connecté qui permet de structurer la gestion du plan de formation, d’automatiser le déploiement des entretiens, et de centraliser un référentiel de compétences, tout en optimisant le temps passé sur la gestion administrative.

Pour illustrer les fonctionnalités d’un logiciel RH, nous prendrons StaffSuccess comme exemple.

Les 8 raisons d’utiliser un logiciel RH 

1- Renforcer l’engagement de vos collaborateurs

Le rôle des RH est de mettre l’humain au cœur de leur préoccupation tout en faisant le lien avec la direction et la stratégie de l’entreprise. Un logiciel RH va permettre d’établir une meilleure communication entre les parties prenantes et viendra renforcer la marque employeur.

La marque employeur est l’image renvoyée par une entreprise à ses collaborateurs et ses candidats potentiels. Vos collaborateurs sont vos meilleurs ambassadeurs, il est donc important de les fédérer, de les fidéliser et de les motiver.

Avec StaffSuccess, les collaborateurs, managers et RH ont un accès personnalisé à la plateforme où il est possible de communiquer et suivre, dans le cas des entretiens professionnels par exemple, leur avancement.

2- Gestion et analyse des données simplifiées

Il y a une volonté d’aligner la stratégie RH à celle de l’entreprise. Pour cela, connaître les collaborateurs de l’entreprise est essentiel. 

Les données sont centralisées et qualifiées, c’est-à-dire que la donnée est exploitable pour la prise de décision stratégique.
Grâce à la centralisation des données, il est plus facile de les analyser. 

La plateforme StaffSuccess délivre automatiquement un tableau de bord sur votre espace. En un coup d’œil, vous prenez connaissance des collaborateurs ayant manqué un entretien ou les priorités en termes de formation.

 3- Répondre aux obligations légales 

Dans le but d’accompagner les salariés en entreprise, la loi a rendu obligatoires les entretiens professionnels le 5 mars 2014. Tous les 2 ans, à compter de sa date d’entrée en entreprise, le salarié doit passer un entretien professionnel. 

Depuis une plateforme spécialisée dans cette mission, vous pouvez justifier votre conformité avec la législation. 

StaffSuccess met à disposition des RH des tableaux de bord sur mesure pour éviter tout retard et toutes sanctions.

4- Automatisation des processus RH

L’automatisation est l’une des principales raisons qui poussent les entreprises à adopter un logiciel RH. L’objectif pour elle est de gagner en performance.
Pour soulager les DRH des tâches administratives souvent chronophages, les logiciels RH assurent l’envoi automatique de la paie, des demandes de congés des collaborateurs… 

C’est aussi le cas de la gestion des entretiens annuels et professionnels, avec l’outil simple StaffSuccess qui va envoyer des notifications automatiques aux managers. Le déploiement des entretiens est facilité.

Le gain de temps réalisé par les DRH avec le logiciel leur permet ensuite de se concentrer sur leur cœur de métier. 

5- Faire évoluer la fonction RH et optimiser les coûts

Grâce à la digitalisation des processus administratifs, les DRH ont la possibilité de se concentrer sur l’accompagnement des ressources humaines tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, la qualité de vie au travail (QVT), la gestion des compétences…

Un logiciel RH vous permet d’automatiser et déployer vos processus en écartant un traitement manuel chronophage.

Le service RH évolue alors vers des missions plus stratégiques et l’étude de l’APEC souligne ce phénomène en révélant une augmentation de 7% entre 2005 et 2015 des DRH siégeant aux Comités de Direction des entreprises françaises.

Comme expliqué précédemment, l’automatisation des tâches répétitives assure un gain de temps.
En s’appuyant sur un outil pour automatiser les tâches administratives ayant une faible valeur ajoutée, vous donnez du temps aux tâches à forte valeur ajoutée.

6- Des outils sur mesure

La digitalisation des ressources humaines est en pleine expansion, notamment depuis la crise covid.

Les outils améliorant la performance de votre service RH sont nombreux et répondent à tous les besoins. C’est à vous de lister les besoins de votre entreprise afin de sourcer l’outil idéal.

Les SIRH sont très connus pour gérer une multitude de tâches administratives, en revanche il manque souvent de simplicité d’utilisation et pousse les RH à retourner vers des tableaux Excel.

Récemment lancée par nos équipes, StaffSuccess est un outil connecté qui permet de structurer la gestion du plan de formation, d’automatiser le déploiement des entretiens, et de centraliser un référentiel de compétences. 

L’objectif est de provoquer l’engagement des collaborateurs et faire gagner du temps au RH.  

7- Aller plus loin que vos fichiers Excel

Excel est un outil dont il est difficile de se séparer. Malgré la présence d’un SIRH, nombreux sont ceux qui continuent d’utiliser Excel en parallèle ! Pourtant avec ce logiciel, il y a un manque de visibilité, une saisie non automatisée et chronophage.

Et si vous aviez la possibilité de ne plus l’utiliser ?

Avec un logiciel RH vous pouvez construire un plan de développement des compétences automatisé, d’avoir un suivi détaillé de chaque collaborateur et de centraliser les informations sur un outil.

8- Dématérialisation des documents de la vie quotidienne 

Pour finir, il est fréquent que nos bureaux soient remplis de documents, parfois bien organisés dans des pochettes, et souvent superposés les uns avec les autres.

La digitalisation RH réduit l’impression de milliers de documents à l’année. Les grilles d’entretiens sont dématérialisées, les signatures sont électroniques, les convocations des collaborateurs sont envoyées automatiquement…
D’un point de vue de la gestion de la formation et des entretiens, l’avantage est d’avoir une rapidité de transmission des informations. 

Un logiciel RH, comme StaffSuccess, offre un espace aux managers, aux collaborateurs et aux RH. L’objectif est de transmettre l’information aisément et de la rendre accessible.

 

Nous espérons que cet article vous aidera dans votre démarche de digitalisation de vos processus.

Vous souhaitez utiliser un logiciel RH ? Nos experts vous apportent de l’aide pour vous accompagner dans votre choix, contactez-nous !

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